Arvostamme yksityisyyttäsi

Pölkky Oy:n tietosuojaseloste

Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvaamme, miten Pölkky Oy (jäljempänä ”Pölkky” tai ”me”) käsittelee, käyttää, kerää ja suojaa henkilötietojasi. Olemme sitoutuneet kunnioittamaan yksityisyyttäsi ja henkilötietojesi suojaa. Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä toimintaamme sovellettavaa, Suomessa ja EU:ssa voimassa olevaa lainsäädäntöä sekä viranomaisten antamia ohjeita ja määräyksiä.

Tässä tietosuojaselosteessa ”henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa. Tätä selostetta sovelletaan kaikkiin henkilötietojen käsittelytilanteisiin, joissa olet antanut henkilötietojasi käsiteltäväksemme riippumatta siitä, oletko yksityishenkilön roolissa vai yrityksen edustaja. Näitä tilanteita ovat henkilötietojen käsittely käyttäessäsi Pölkyn tarjoamia palveluita ja tuotteita, roolissasi yhtiömme asiakkaana tai potentiaalisena asiakkaana, käyttäessäsi verkkosivujamme, toimiessasi yhteistyökumppaninamme kuten esimerkiksi alihankkijana taikka puunomistajana ja rekrytointitilanteissa.

Seuraamme lainsäädännön kehitystä ja päivitämme tarvittaessa tätä tietosuojaselostetta toimintamme ja palveluidemme kehittymisen johdosta. Ajantasainen versio tästä tietosuojaselosteesta on saatavilla tällä verkkosivullamme.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Pölkky Oy
Y-tunnus: 0186388-7
Kemijärventie 73, 93600 Kuusamo
+358 20 764 0200
office@polkky.fi

Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tuomas Virranniemi
CIO
dataprivacy@polkky.fi

Kuinka keräämme henkilötietoja

Pääasiallisesti keräämme henkilötiedot suoraan sinulta itseltäsi. Tällöin tiedot kerätään, kun asioit kanssamme, vierailet verkkosivustollamme, ostat tai tilaat meiltä tuotteitamme tai palveluitamme taikka yhteistyökumppaninamme toimitat meille tarvittavat tiedot yhteistyömme mahdollistamiseksi. Lisäksi voimme kerätä henkilötietoja sinulta, kun olet meihin yhteydessä esimerkiksi puhelimitse, sähköpostitse tai täyttämällä yhteydenottopyyntölomakkeen verkkosivustollamme, tai tilaat uutiskirjeemme. Toimi- ja tuotantotilojemme turvallisuuden varmistamiseksi voimme myös suorittaa kameravalvontaa, minkä yhteydessä voi tallentua henkilötietoja.

Voimme kerätä henkilötietoja myös julkisista lähteistä kuten Suomen Asiakastieto Oy:n rekistereistä sekä puunhankinnassa metsään.fi -sivuston kautta.

Mihin tarkoituksiin keräämme henkilötietojasi

Keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

  • Asiakaspalvelua ja asiakassuhteen ylläpitoa varten, uusasiakashankintaan, asiakastyytyväisyystutkimusten ja -kyselyiden toteuttamiseen
  • Puunmyyjien kanssa harjoitettavaa yhteistyötä varten
  • Rekrytointitarkoituksia ja työantajavelvoitteiden hoitamista varten
  • Verkkosivujen toiminnallisuuden varmistamiseksi ja kehittämiseksi
  • Tuotteisiimme ja palveluihimme liittyviin tarkoituksiin, kuten tuotteiden ja palveluiden kehittäminen, tarjoaminen, toteuttaminen ja markkinointi
  • Yhteistyösuhteidemme ja kumppanuuksien hoitamista varten ja viestintään
  • Sidosryhmäviestintään, kuten uutiskirjeiden, sähköisten tiedotteiden ja sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseen liittyen
  • Toimi- ja tuotantotilojemme turvallisuuden varmistamiseksi, tuotantoprosessien valvomiseksi, sekä rikos-, väärinkäytös- tai vahinkotilanteiden ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi erilaisilla valvontajärjestelmillä, kuten kameravalvonnalla

 Mitä henkilötietoja keräämme sinusta

Asiakassuhde, potentiaaliset asiakkaat

Kun käsittelemme henkilötietoja asiakassuhteen ja potentiaalisen asiakkuuden tarkoituksia varten, tällaisia tietoja ovat:

  • tunnistetietosi (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työtehtäväsi edustamassasi yhtiössä)
  • muut yksilöintitiedot kuten y-tunnus
  • asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten asiakasnumero, laskutus- ja maksutiedot, palveluitamme ja tuotteitamme koskeva tilaus- ja ostohistoria, maksuvalvonta ja mahdolliset perintätoimet
  • suostumus digimarkkinointiin
  • asiakaspalvelutilanteisiin liittyvät tallenteet kuten esimerkiksi puhelutallenteet
  • viestintäsi asiakaspalvelun kanssa esim. sähköpostitse tai sosiaalisen median kautta
  • järjestämiimme tapahtumiin, kilpailuihin ja arvontoihin ilmoittautumisen yhteydessä kerättävät tiedot

Puunmyyjien osalta käsittelemme henkilötietoja tunnistamistasi varten sekä yhteistyömme edellyttämässä laajuudessa. Käsiteltävät henkilötiedot ovat:

  • tunnistetiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), pankkiyhteystiedot, mahdolliset asiointia koskevat tiedot kuten valtakirjat ja valtuutukset
  • myyjän tarvittavat metsäomaisuus- ja tilatiedot kuten kiinteistötunnus, kiinteistörasitteet, omistus- ja hallintatiedot ja kaavoitustiedot, metsävaratiedot
  • muut yksilöintitiedot kuten y-tunnus, lisäksi yksityishenkilöiden osalta käsittelemme henkilötunnusta viranomaisraportointia varten

Rekrytointi- ja henkilöstöhallinnon tarkoituksia varten käsittelemme vain tietoja, jotka ovat välttämättömiä kyseistä käyttötarkoitusta varten. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi:

  • tunnistetiedot (nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus)
  • työntekijöiden ja työnhakijoiden työhakemukset, ansioluettelo (cv), koulutukseen, osaamiseen, sertifiointeihin ja työhistoriaan liittyvät välttämättömät tiedot sekä mahdollisen soveltuvuustestin tulokset
  • palkanmaksun edellyttämässä laajuudessa pankkiyhteystiedot
  • viestintä (siinä laajuudessa kuin välttämätöntä)
  • laissa säännellyt sairauspoissaoloihin liittyvät välttämättömät tiedot

Yhteistyökumppaneidemme (kuten alihankkijat, logistiikkakumppanit, IT-kumppanit ja muut sidosryhmät) osalta käsittelemme tyypillisesti seuraavia yritysten edustajien henkilötietoja:

  • tunnistetiedot (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työtehtäväsi edustamassasi yhtiössä)
  • viestintä kumppanimme kanssa, kuten tapaamismuistiot, asiakaskirjeet

Kameravalvontatallenteissa voi esiintyä tunnistettavissa olevia henkilöitä. Tallenteissa käsitellään seuraavia tietoja:

  • kameroiden valvonta-alueella liikkuvat henkilöt, päivämäärä ja kellonaika

Kenelle luovutamme tai siirrämme henkilötietojasi

Lähtökohtaisesti emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Käytämme kuitenkin teknisiä ja markkinointiyhteistyökumppaneita, joille voimme luovuttaa kyseisiä tarkoituksia varten tarvittavat henkilötiedot. Lisäksi käytämme yhteistyökumppania henkilöstöetujen jakelussa. Edellä kuvatuissa tilanteissa henkilötietojen käsittelystä on tehty erillinen käsittelysopimus tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, ja nämä kumppanimme saavat käsitellä henkilötietoja ainoastaan sopimuksen mukaisesti ja Pölkyn määrittelemissä rajoissa. Käytämme maksunvälityspalvelun toteuttajana ja maksupalveluntarjoajana yhteistyökumppania, joka toimii yhteistyössä suomalaisten pankkien ja luottolaitosten kanssa. Tässä tarkoituksessa luovutamme tarpeelliset yhteys- ja laskutustiedot kumppanillemme. Lisäksi luovutamme laissa säännellyissä rajoissa välttämättömiä tietoja työterveyshuoltokumppanillemme.

Mikäli lainsäädäntö tai viranomaisvelvoite edellyttää tietojen luovuttamista, arvioimme tietojen luovutuksen kulloinkin tapauskohtaisesti. Lisäksi voimme luovuttaa viranomaisille henkilötietoja lainsäädännön edellyttämissä tilanteissa. Säilytämme henkilötietoja ainoastaan EU:n tai ETA-alueen sisällä.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin se on tarpeellista toimintamme kannalta sekä meitä velvoittavan lainsäädännön nojalla. Henkilötietojen säilytysajat vaihtelevat merkittävästi sen perusteella, mihin tarkoitukseen henkilötietojasi on käsitelty.

Asiakas- tai yhteistyösuhteen päättymisen jälkeen henkilötietojasi voidaan säilyttää niin kauan, kuin on tarpeen alkuperäisen käsittelytarkoituksen vuoksi ja huomioiden kirjanpito- ja muun lainsäädännön velvoitteet.

Kameravalvonnan tallenteita säilytämme enintään 1 vuoden ajan tallennushetkestä lukien.

Rekrytointitarkoituksiin käsiteltävien henkilötietojen säilytysaika määräytyy soveltuvan lainsäädännön nojalla.

Tietyissä tilanteissa (esim. oikeusvaateeseen vastaaminen) henkilötietoja on tarpeen säilyttää myös asiakas- tai yhteistyösuhteen päättymisen jälkeen.

Voit halutessasi olla meihin yhteydessä, niin annamme tarvittaessa tarkempia tietoja henkilötietojen säilytysajoista eri käsittelykokonaisuuksien osalta.

Kuinka suojaamme henkilötietojasi

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Käytämme erilaisia teknisiä ja organisatorisia keinoja henkilötietojen turvallisen käsittelyn varmistamiseksi. Rajoitamme henkilöstömme pääsyä henkilötietoihin eri rooleihin perustuvilla käyttöoikeuksilla. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden tai muiden edustajiemme toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Sinun oikeutesi

Jokaisella tietonsa antaneella henkilöllä on oikeus tarkistaa hänestä tallennetut henkilötiedot milloin tahansa. Mikäli havaitset virheellisiä tietoja, sinulla on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Voit myös pyytää meitä poistamaan jonkin sinua koskevan tiedon tai pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyin perustein.

Sinulla on myös oikeus kieltää tietojesi luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten. Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on milloin tahansa oikeus perua suostumus. Suoramarkkinointiviestien ja uutiskirjeiden peruuttamisen voit tehdä suoraan sähköisestä markkinointiviestistä löytyvästä peruutuslinkistä.

Mikäli emme mielestäsi ole noudattaneet henkilötietojesi käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, pyydämme sinua ensisijaisesti olemaan yhteydessä meihin, että voimme selvittää asiaa kanssasi. Sinulla on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutetun toimisto).

Pyynnöt tietojen tarkastamiseksi tai muiden oikeuksien käyttämiseksi tulee lähettää kirjallisesti Pölkky Oy:lle osoitteeseen dataprivacy@polkky.fi. Voimme pyytää sinua todistamaan henkilöllisyytesi ja tarvittaessa pyytää sinulta tarkentavia tietoja.

Evästeet

Käytämme sivustoillamme evästeitä käyttökokemuksen parantamiseksi. Evästeet ovat pieniä, selaimen pyynnöstä käyttäjän tietokoneelle lähetettäviä ja siellä säilytettäviä tekstitiedostoja. Evästeitä käytetään antamaan vierailijoille pääsy erilaisiin toimintoihin ja palveluihin, sekä keräämään rajatusti tietoa kävijöistä.

Evästeitä voi hallita ja poistaa vapaasti selaimen asetuksissa. Jos poistat evästeet käytöstä sivustolla, osa palveluista tai sivun osista ei välttämättä toimi oikein.

Analytiikka

Käytämme sivustollamme kolmannen osapuolen evästeitä (esim. Google Analytics ja Facebook-pikseli) tallentaaksemme anonyymeja tilastoja siitä, miten sivustolla vierailevat käyttävät sivustoa. Näillä evästeillä ei kerätä henkilökohtaisia tietoja, kuten nimiä tai sähköpostiosoitteita.

Muilta sivustoilta upotettu sisältö

Sivumme saattaa sisältää linkkejä ja yhteyksiä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin, kuten Facebookiin ja Googlen hallinnoimaan YouTubeen. Niiden kautta tuleva sisältö latautuu kolmannen osapuolen palvelimilta ja on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla. Tällöin Facebook, Google ja muut vastaavat palveluntarjoajat voivat kerätä tietoja kävijän vierailusta voimassa olevien ehtojensa mukaisesti. Pölkky ei voi vaikuttaa ulkopuolisten palveluntarjoajien sivustojen sisältöihin eikä vastaa niistä millään lailla.